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ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y ACCESO LIMITADO A DOCUMENTACIÓN LABORAL PARA DIAGNÓSTICO DE SUBVENCIONABILIDAD

El presente Acuerdo de Confidencialidad regula los términos y condiciones bajo los cuales STRAT CONSULTORES Y ASESORES, S.L., con domicilio en Paterna (Valencia), Ronda Narcís Monturiol i Estarriol, 7 y 9 – Desp. 215, CIF B67995886, y representada por Dña. Alejandra Lo Giudice González, como Administradora Única (en adelante, “STRAT”) , accederá a la documentación de las entidades, autónomos o empresas colaboradoras que soliciten sus servicios (en adelante, “la Empresa”).

Al marcar la casilla de aceptación previa al envío del formulario, ambas partes, reconociéndose capacidad legal suficiente para obligarse, asumen los siguientes compromisos:

ANTECEDENTES Y DECLARACIONES

  • Que la Empresa desea facilitar a STRAT determinada documentación laboral relativa a su plantilla, incluyendo, entre otros documentos, contratos de trabajo y documentación complementaria de carácter laboral, con la finalidad exclusiva de que STRAT pueda realizar un diagnóstico de subvencionabilidad de sus empleados.

  • Que dicha documentación puede contener datos personales de trabajadores y otra información interna o confidencial de la Empresa.

  • Que STRAT accederá a dicha documentación únicamente para su revisión y análisis interno, quedando expresamente prohibida su comunicación o cesión a terceros, salvo obligación legal.

  • Que ambas partes desean regular las condiciones de acceso, uso, confidencialidad, seguridad, conservación y eliminación de la documentación facilitada.

En virtud de lo anterior, el presente Acuerdo de Confidencialidad y Acceso Limitado a Documentación Laboral se regirá por las siguientes:

CONDICIONES DEL ACUERDO

PRIMERA. Objeto

El presente acuerdo tiene por objeto regular la entrega y el acceso por parte de STRAT a la documentación laboral facilitada por la Empresa, con la finalidad exclusiva de analizar la posible subvencionabilidad de los empleados de la misma.

La documentación podrá incluir, a título enunciativo y no limitativo:

  • Contratos de trabajo.

  • Prórrogas, anexos y novaciones.

  • Nóminas o justificantes laborales, en su caso.

  • Informes, certificados o documentos de Seguridad Social o de naturaleza laboral.

  • Cualquier otra documentación necesaria para el análisis objeto del presente acuerdo.

SEGUNDA. Finalidad exclusiva y limitación de uso

STRAT se obliga a utilizar la documentación y los datos personales contenidos en la misma única y exclusivamente para la realización del diagnóstico de subvencionabilidad encargado por la Empresa.

Queda expresamente prohibido a STRAT:

  • Utilizar la documentación para una finalidad distinta de la aquí prevista.

  • Explotar, reproducir, transformar o divulgar la documentación para fines propios distintos del análisis contratado.

  • Comunicar, ceder, revelar o poner la documentación a disposición de terceros, salvo obligación legal o autorización previa, expresa y por escrito de la Empresa.

TERCERA. Naturaleza del acceso

Las partes dejan constancia de que el acceso de STRAT a la documentación objeto del presente acuerdo se produce en el marco de una revisión limitada y confidencial, vinculada al análisis de subvencionabilidad solicitado por la Empresa.

En caso de que, por la operativa real desarrollada entre las partes, resultara jurídicamente exigible formalizar adicionalmente un acuerdo de encargo del tratamiento conforme a la normativa de protección de datos, ambas partes se comprometen a suscribirlo sin demora.

CUARTA. Confidencialidad y deber de secreto

STRAT se compromete a guardar la más estricta confidencialidad respecto de toda la documentación, información y datos personales a los que acceda en virtud del presente acuerdo.

Dicha obligación de confidencialidad alcanza a:

  • Los datos personales de trabajadores.

  • La información laboral, organizativa o interna de la Empresa.

  • Cualquier documentación o información a la que STRAT acceda, ya sea en soporte físico o electrónico.

STRAT se obliga a no divulgar dicha información a terceros y a imponer el mismo deber de confidencialidad y secreto a todo su personal, colaboradores o profesionales que, por razón de sus funciones, deban acceder a la documentación para el cumplimiento de la finalidad indicada. La obligación de confidencialidad subsistirá aun después de la finalización de la relación entre las partes, durante todo el tiempo en que la información conserve carácter confidencial o los datos personales deban seguir protegidos conforme a la normativa aplicable.

QUINTA. Acceso restringido al personal autorizado

STRAT limitará el acceso a la documentación únicamente a aquellas personas de su organización que necesiten conocerla estrictamente para llevar a cabo el diagnóstico de subvencionabilidad. STRAT garantizará que dichas personas:

  • Estén sujetas a deber de confidencialidad.

  • Hayan recibido instrucciones adecuadas sobre el tratamiento reservado de la información.

  • Actúen conforme a las medidas de seguridad y control establecidas por STRAT.

SEXTA. Medidas de seguridad

STRAT adoptará las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de la documentación facilitada por la Empresa, y evitar su alteración, pérdida, acceso no autorizado o tratamiento indebido. En particular, STRAT aplicará, en la medida que resulte pertinente, medidas como las siguientes:

  • Control de acceso a la documentación únicamente por personal autorizado.

  • Custodia segura de la documentación en soporte físico o electrónico.

  • Sistemas de contraseñas, perfiles de acceso y protección de dispositivos y archivos.

  • Procedimientos internos para prevenir accesos no autorizados, pérdidas o fugas de información.

  • Compromiso de confidencialidad del personal con acceso a la documentación.

SÉPTIMA. Prohibición de cesión o comunicación a terceros

STRAT no cederá, comunicará ni pondrá a disposición de terceros la documentación ni los datos personales contenidos en ella, salvo en alguno de los siguientes supuestos:

  • Que exista obligación legal o requerimiento válido de autoridad competente.

  • Que la Empresa lo autorice previamente por escrito.

En caso de obligación legal de comunicación, STRAT informará a la Empresa tan pronto como sea posible, salvo que la ley lo prohíba.

OCTAVA. Legitimación de la documentación facilitada

La Empresa declara que la documentación puesta a disposición de STRAT ha sido recopilada y se facilita bajo su responsabilidad y con base legitimadora suficiente, comprometiéndose a que dicha entrega se realiza conforme a la normativa vigente que resulte de aplicación. La Empresa responderá frente a terceros y frente a STRAT de la licitud de la obtención y puesta a disposición de la documentación entregada.

NOVENA. Conservación de la documentación

STRAT podrá conservar la documentación facilitada por la Empresa durante un plazo máximo de DOCE (12) MESES desde su recepción o desde la finalización del análisis, según el criterio que mejor se adapte a la operativa documental entre las partes, siempre dentro de dicho límite temporal máximo. Transcurrido dicho plazo, STRAT procederá, a elección de la Empresa o según resulte procedente:

  • A la devolución de la documentación a la Empresa.

  • A su destrucción o eliminación segura.

Lo anterior se entenderá sin perjuicio de la conservación que resulte necesaria por obligación legal debidamente acreditable.

DÉCIMA. Devolución o destrucción

Finalizado el plazo de conservación indicado, STRAT devolverá o destruirá la documentación facilitada, así como las copias que, en su caso, pudieran existir, salvo obligación legal de conservación. Cuando proceda la destrucción, esta se realizará mediante procedimientos que impidan la recuperación o acceso posterior a la información. A solicitud de la Empresa, STRAT podrá emitir una declaración escrita de destrucción o devolución de la documentación.

UNDÉCIMA. Incidencias de seguridad

Si STRAT tuviera conocimiento de cualquier incidencia que afecte a la confidencialidad o seguridad de la documentación facilitada por la Empresa, lo comunicará a esta última sin dilación indebida, aportando la información disponible sobre el incidente y las medidas adoptadas para contenerlo y mitigar sus efectos.

DUODÉCIMA. Responsabilidad

Cada parte responderá del incumplimiento de las obligaciones que asume en virtud del presente acuerdo. STRAT responderá de los daños y perjuicios que pudieran derivarse de la utilización de la documentación para fines distintos a los pactados, de su divulgación no autorizada o de cualquier incumplimiento de sus deberes de confidencialidad y seguridad, en los términos previstos en la normativa aplicable.

DECIMOTERCERA. Vigencia

El presente acuerdo entrará en vigor en la fecha de su aceptación digital mediante el formulario web y permanecerá vigente mientras STRAT conserve acceso a la documentación de la Empresa y, en todo caso, mientras subsistan obligaciones de confidencialidad, seguridad, devolución, destrucción o conservación legalmente exigibles.

DECIMOCUARTA. Protección de datos

Las partes se comprometen a actuar de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y demás normativa aplicable. Las partes reconocen que los datos personales contenidos en la documentación laboral facilitada deberán ser tratados con carácter reservado, proporcional y limitado a la finalidad definida en el presente acuerdo.

DECIMOQUINTA. Legislación aplicable y jurisdicción

El presente acuerdo se regirá e interpretará conforme al Derecho español. Para cuantas cuestiones pudieran derivarse de la interpretación, cumplimiento o ejecución del presente acuerdo, las partes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, se someten a los Juzgados y Tribunales de Valencia (o la ciudad que corresponda al domicilio social de STRAT).

CONFORMIDAD Y ACEPTACIÓN DIGITAL

Al marcar la casilla obligatoria del formulario de recogida de datos que indica: «He leído y acepto el Acuerdo de Confidencialidad y Acceso Limitado a Documentación Laboral», la Empresa declara su total conformidad, adhesión y firma electrónica del presente documento, surtiendo plenos efectos jurídicos desde el momento del envío del formulario. STRAT conservará el registro digital de dicha aceptación junto con los datos de envío asociados para constancia de ambas partes.